一、系统概述
大卖场的管理除自主经营业务外,还出租商铺给供应商,并为供应商提供各种设施及服务。根据大卖场的管理功能,系统可分为:自营卖场管理系统商铺/专柜出租经营管理系统批发管理系统企业总部管理系统信息中心管理系统各信息系统之间功能既相互独立,又互相关联与控制,形成一个完整的、分工明确、责权分明的一体化的管理系统。
二、系统方案
1、建立完整的企业Intranet构架体系
该环境基于开放的网络技术和开放的网络应用平台,这种方式是目前国际上企业内部网中广泛采用的成熟技术,它基于广域网也就是国际通行的Internet技术,以经济、可靠的方式将企业内部各部门、各站点连接起来,除了应用软件的运行,还提供电子邮件、电子公告、信息共享、群件、目录服务、文件存取、打印服务等功能,实现方便和灵活的信息共享和交换。
2、网络管理
网络管理是网络高效、经济安全、可靠工作的保证,最重要的概念在于分布处理、集中管理的模式。具体的网络工具能提供生动的图形界面,反映出网络上所有服务器、工作站的工作状态,对网络环境作同步协同的监控,而且使用起来很方便。
3、网络操作系统
采用Windows2000SERVER或NT4.0(SP6)作为网络操作系统,具有性能可靠、支持完善、升级稳定、维护方便、界面友好、配套软件最多、易于学习、伸缩性强等特点。Windows2000SERVER或NT(SP6)可以实现文件共享、打印共享以及系统中的帐户管理。
4、数据库系统
根据对中型零售企业的业务调研,通过对其主要业务种类、业务流量的分析,我们推荐数据库系统选用MSSQLServer数据库。
5、客户端操作系统
客户端桌面操作系统采用美国微软公司的Windows98。
三、卖场管理系统
1、采购管理模块
系统提供决策分析的数据和方法,供采购员选择正确的供应商和商品提供依据,同时系统提供严格的采购控制环节,以加强对采购过程的管理。
(1)、供应商管理:供应商作为整个供应链系统的源头,作为产品的提供者,供应商的甑别和管理是至关重要的环节。
(2)、商品管理:商品作为整个供应链系统的最主要的对象,是系统的核心,因此商品管理也是最重要的模块。
(3)、采购业务管理:采购业务管理主要为采购过程中的业务管理,包括合同管理、下达订单、处理退换货、采购结算及与供应商的促销活动等功能。
(4)、采购结算管理:采购结算管理包括对帐、资金准备、发票和付款管理。
(5)、采购员管理:采购业务过程是由采购员操作执行的,采购员对采购过程中的各个环节负责,并根据其采购商品的销售、毛利、周转、应付帐款等情况,进行考核。
(6)、电子订货系统
(7)、市场决策分析
2、销售管理模块
(1)、商品销售:单品管理收银员登录条形码和店内码销售
(2)、动态促销折扣:POS系统自动根据设定的促销计划识别商品的促销价格及赠送商品、批量折扣等。
(3)、销售票据打印:销售票据可逐行打印,也可整张打印。销售票据内容包括商厦名称、销售日期、收银台号、收银员编号、商品品名、单价、数量、金额、实收金额、找零金额、广告词等。部分内容可根据用户需求自选定义打印格式。
(4)、会员卡结帐:在所有商品输入完成后,收入支付方式之前,如果客户出示会员卡,则提示输入会员卡号。系统根据读入的会员卡号查找该会员可享受的优惠率,按此优惠率重新计算应收款金额。
3、查询商品
收款员可以随时查询商品编号及品名及价格。
(1)、合计处理
(2)、多种付款
4、更正处理
5、退货处理
6、交易挂帐
7、结帐处理
8、数据下载
9、销售成本核算
10、库存管理
(1).商品验收入库管理、正常验收入库功能、库商品退货功能、库商品更正功能;
(2).商品调拨管理:当商品需从一个仓库调入另一个仓库,通过商品调拨单进行管理。商品调拨半日管理包括编制商品调拨单、商品调拨单审核、商品调拨处理、商品调拨单的复核等;
(3).商品提货管理:正常商品提货功能销售商品退货入库功能销售商品出库更正功能;
(4).商品损溢管理:零售商品因质量、自身变值、偷盗、自然原因等引起的损或溢,通过商品损溢单来处理,以确保商品帐物在数量和金额上的一致;
(5).商品盘点管理:当商业企业经营一段时间后,为了了解库存实物和电脑中商品帐面数之间是否一致,可以定期或不定期地对货、卖场、仓库等库存商品进行清点。
(6).库存商品管理:库存商品管理包括库存商品保质和有效期管理、安全库存量的自动计算,如最高、最低库存量的计算、最长商品存储时间的计算。
(7).商品内部转移管理:当企业内部需使用本企业所经营的商品,则通过商品内部转单进行处理。内部转移单功能包括编制内部转移单、审核内部转移单、领用及复核内部转移单。
四、商铺、专柜出租经营管理系统
1、商铺、专柜管理
(1).商铺、专柜基本信息管理:主要是记录卖场的各个出租商铺、专柜的基本信息,如商铺、专柜编号、位置、楼层、面积、性质等。
(2).商铺、专柜设备管理:主要记录每个独立商铺、专柜的设备,包括设备名称、设备编号、设备价值、设备购入时间、设备使用时间等信息。供应商租赁商铺、专柜,同时也租赁使用这些设备,卖场负责对设备的维修和保养。
(3).商铺、专柜信息查询:对商铺、专柜基本信息、设备及租赁情况进行查询。
2、供应商管理
(1).供应商基本信息管理:主要记录租赁商铺、专柜的供应商的基本信息,包括供应商编号、名称、地址、邮编、联系人、经营性质、经营品类、规模、市场排名及占有率等。
(2).供应商证件管理:为了加强对供应商的资质管理,还需供应商提供必要的有效的经营证件,如营业执照、生产许可证等。
(3).供应商银行管理:为了与供应商结算简便,供应商管理还需记录供应商的开户银行及银行帐号、税号。
(4).供应商商品管理:不同的供应商所经营的商品不同,如果由卖场统一收银管理,则需对供应商进行商品管理,并且如果需对供应商进行单品管理,则需按供应商设置对应商品,进行商品单品管理。
3、供应商租赁合同管理
通过企业评定,决定引入卖场的供应商将与卖场签订商铺、专柜租赁合同。租赁合同包括租赁商铺、专柜的位置、面积、租赁时间、租金费用率、结算方式、铺底金额、费用类型、费用标准等内容。
4、供应商结算管理
(1).统一收银方式结算管理
(2).自主销售收银方式结算管理
5、前台POS收银管理
6、后台销售管理
五、批发管理模块
1、客户管理
(1).基本信息:系统将不断收集和整理客户的信息来源,为新客户的挖掘提供参考。
(2).信用控制:本系统充分考虑客户的信用度,考虑信用额度和信用等级。
(3).价格、促销管理:系统提供多种价格管理方式。
2、电子订单管理
与有POS系统的零售商建立EOS(电子订单)系统。
3、销售业务管理
(1).销售计划:销售运作计划(SOP)是用于企业级的,年度(或月度)的销售计划。
(2).合同管理:对于不同的客户,可能会有不同的销售方式、不同的结帐方式。
(3).订单管理:客户通过电子邮件、电子订单、电话或其他方式将订单传至本企业中,在系统中自动生成或人工录入销售订单。
(4).销售退货管理:当客户因为商品的质量问题或其他原因要求退货,经相关部门审核通过后系统录入销售红单,减少销售收入。
(5).结算管理:在客户档案中设定了每家客户的结帐时间,系统将针对某客户自动查找满足条件的送货单(即已到结帐天数的送货单)生成一张销售结算单。
(6).应收帐款管理:系统的应收帐款自动生成,当开销售发票时,系统的应收帐款自动增加,收款单收款以及销帐后,系统的应收帐款自动减少。
六、信息中心管理系统
1、基础数据维护
(1).人员管理:对公司人员的基本信息进行管理,以保证正确的人员归属、权限管理,同时在人员考核时制定统一的标准。
(2).机构管理:完成业务机构的新增、修改等维护业务,以确定正确的组织结构和数据归属、权限管理和业务考核。
(3).系统基础数据管理:包括会计期划分、费用项目等各种用于设置系统待性的参数数据的管理。由信息中心统一维护和管理,以保持全企业系统的一致性。
2、数据传送
(1).发送数据下传
(2).接受上传数据
3、系统维护
(1).日结:处理当日各种业务数据的汇总、核算及更改系统日期等业务,由系统自动进行数据处理。
(2).月结:处理当月各种业务数据的汇总、转换等业务,由系统自动进行数据处理。
(3).备份:根据备份策略对数据进行备份,以保证系统的安全性。
(4).操作日志管理:系统提供重要事件的操作日志管理,为系统安全性提供保证,并为系统故障提供参考资料。操作日志可查询,并可定时清除。系统运行日志包括系统启动记录、重要操作记录和系统出错记录。