一、系统概述
随着IT技术的高速发展,面对新的经济形势,国内大、中、小型企事业单位已加快了信息化建设的步伐。处于快速成长中的中国企业,企业信息化工程需要能立竿见影,以实现其投资效益最大化。因此,信息化解决方案必须是功能贴切、易学易用、快速实施、稳定安全,能确保其关键业务和关键管理需求的率先解决,并提供充分的扩展性以适应企业成长的需要,才能将企业实施信息化的风险最小化。
引入协同OA系统的根本意义是:提高企业的人员管理能力、协同能力和知识管理能力,促进沟通、提高效率、节约成本和规范企业管理流程,对企业的管理和发展起到润滑剂和助推剂的作用,从而在整体上提升企业的综合管理水平。
二、方案简介
协同OA系统主要目标是实现一个集成的即时协同办公环境,让所有工作人员能够利用网络实现协同工作。即时协同OA系统以即时通讯、协同办公、岗位监控为主要功能,具体包括以下几个方面:
1、建立内部协作平台。使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。
2、建立信息发布平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、通知、广播、文档中心,使内部的规章制度、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解单位的工作动态。
3、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪,解决多岗位、多部门之间的协同工作问题,实现高效率的协作。
4、实现知识管理。通过文档中心使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。为建立学习型组织打下基础。
5、辅助办公。就是指实现销售管理、资产管理、车辆管理、物品管理等日常事务自动化管理。
6、信息集成。每一个单位都存在大量的业务系统,如购销存、ERP等各种业务系统,信息源往往都在这个业务系统里,办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成,使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。
7、岗位工作的透明化。在OA平台上即时显示每个人的岗位状态(在线、出差、不在电脑前…….);通过考勤、工作日志等模块,全体人员在之间可以互相了解到工作情况(当然也可以设置阅看权限);在工作流模块中清晰地反映着每项流程的运转情况。
8、实现分布式办公。企业机关单位的地域分布越来越广,移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公,能够很好的解决分布式办公的问题。
三、系统功能
1、提高办公效率、降低办公成本
OA系统使整个单位办公效率的提高变得简单而迅速:
(1).关于调查,可以通过OA的通知、内部短信等功能来发布调查问卷;
(2).关于申请,可以通过OA的公文流转进行在线审批;
(3).关于复印,可以通过发布通知、文件将文字、图片等内容在一瞬间发送给接收的某个人、某些人、某个部门或全体员工,不会有任何遗漏;
(4).关于会谈,可以通过“工作日志“来查看上周的工作记录,并通过“任务安排”对明天的会谈做出完备的安排。
(5).关于邮寄,可以通过手机短信或电子邮件将问候语或商业信函在几分钟内发给所有客户,并让他们直接回复,建立更加紧密的合作伙伴关系。
2、整合单位资源
(1).通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源等集成在一个平台上进行管理使用。
(2).资源整合,实现各种资源的互相促进和增值,创造单位发展的最优环境,促进单位发展。
(3).对人力资源、客户资源等实现更加有效地控制和管理,保持稳定的工作团队和客户关系。
(4).有效积累单位内优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放,使员工互相学习,快速提高业务水平,达到事半功倍的效果。
(5).将单位的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理,更加方便、可靠、透明,发挥他们最大的功效。
(6).建立正规、科学、开放的管理制度和文化,保持单位旺盛的生命力,保证单位健康持续发展。
3、加快信息流通
(1).下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达给所有人员,无任何中间环节。
(2).员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层,便于及时发现问题、改进过程和发现人才。
(3).即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通,保持紧密的联系。
(4).所有员工都可以在第一时间知道单位的最新动态和政策,更加关注单位发展并提出建议。
(5).下属可以在第一时间将工作进度和各种信息反映给上级领导,使单位随时监控、指导。
(6).员工能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流,建立融洽的团队关系和文化氛围。
4、规范办公流程
(1).建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制,让单位充满活力,促进单位持续发展。
(2).使员工责任明确,权限分明,具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱、扯皮现象。
(3).单位的办公流程变得规范、有序,效率大大提高,执行力大大提高。
(4).彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真,保证正确、及时的反应。
(5).领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。
(6).离职员工无法带走自己的客户资源,避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。
(7).通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度,从而节省大量时间、精力和电话费。并能同时保留对话的历史记录备查。
(8).领导层可以及时关注下属的工作动态,及时发现问题,不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。
(9).员工们每天都能方便记录下当天的工作内容和心得,领导层可以直接查看、指导、批阅。
(10).单位可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰,节约纸张、人力等办公成本,将资源和精力、时间用于核心业务。
(11).员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流,通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。